作者:闵家贤发布时间:2026-06-26 16:37:27 点击数:76912

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摘要:本文聚焦数字化转型背景下企业行政管理效率提升问题,首先剖析数字化转型与企业行政管理的内在关联,指出二者通过流程优化、资源整合、决策支撑三个维度深度融合,为行政效率提升提供基础逻辑。随后分析当前企业行政管理面临的现实问题,包括行政数字化工具应用不充分、行政人员数字化素养不足、行政数据安全管理存在漏洞。最后针对性提出效率提升路径,即深化行政数字化工具应用与协同、提升行政人员数字化素养、完善行政数据安全管理体系。研究旨在为企业借助数字化手段优化行政管理、切实提升行政效率提供实践参考,助力企业更好适配数字化转型趋势。

关键词:数字化转型企业行政管理效率提升行政数字化

一、数字化转型与企业行政管理的内在关联

数字化转型拿数据作核心生产要素,依靠互联网、大数据、智能办公系统等技术办法,重建企业内部运营流程和资源配置方式;企业行政管理则是保障企业日常运转、协调各部门协作的关键环节,其效率直接影响企业整体运营成本和发展节奏。二者深度融合,组成企业提升管理效能的关键逻辑。

这种关联首先展现在流程优化方面,传统企业行政管理多依靠员工递文件、手动计数据,耗费大量时间,也容易因人为操作出现差错,比如报销审批需要经历多层纸质单据传递,常常花费几天才能结束;会议组织要逐个电话确认参会人员时间,协调难度大。数字化转型借助智能办公平台,将这些流程转为线上流程,例如报销审批经系统自动转到对应审批节点,参会人员能一同在线填写时间偏好,再由系统自行匹配最佳会议时间,大幅缩减流程用时,减少人为失误,使行政管理由“被动回应”转变为“主动高效”。

其次,关联体现在资源整合层面。企业行政管理关乎办公用品采购、固定资产管理、后勤服务调度等资源。传统管理模式下,这些资源信息散布于不同部门或个人手上,很难达成统一调配,比如办公用品库存不够时不能及时发觉,致使部门临时需求无法得到满足;固定资产使用情形不清晰,易出现有资源闲置或短缺的问题。借助搭建统一的行政资源管理系统,整合各类资源数据,实时更新库存数目、资产使用状况,管理人员能直观了解资源分布情形,依照各部门需要精准分配,避免资源浪费,提升资源利用效率。

最后,关联体现在决策支撑层面。传统行政管理决策大多依靠经验判断,缺乏数据支撑,比如制订下一年行政预算时只参照以往年份支出情形,很难精准对上企业实际需要;评价行政服务满意程度之际,只凭借少数问卷反馈得出结论,结果不够全面。企业行政管理进行数字化转型,可收集行政管理过程里的各类数据,如流程用时、资源使用频次、员工反馈看法等,并利用数据分析工具找出背后的规律,为预算制订、服务优化等决策提供客观凭据,使行政管理决策更科学、更契合企业发展实际。

二、数字化转型背景下企业行政管理碰到的现实问题

(一)行政数字化工具应用不充分

当下,部分企业虽然引入数字化工具辅助行政管理,但应用程度较浅,没能充分施展工具的核心功能,还停留在“传统流程线上化”的初级时期。例如,部分企业只把办公软件用在文件传输和简单文档处理上,未启用其中的流程审批、数据统计模块,致使报销、请假这类流程还需线下补充手续,线上线下衔接不顺畅;还有企业引进了固定资产管理系统,但未及时更新资产数据,系统信息跟实际状况脱节,不能为资源调配提供有效支撑。

同时,不同行政模块间的数字化工具缺乏协同,造就“信息孤岛”。例如,人力资源管理系统里员工信息和行政考勤系统数据不互通,行政部门需要手动录入员工考勤信息,增加重复工作量;办公用品采购系统与财务支付系统彼此独立,员工采购完要手动上传支付凭证,耗费时间且容易出现误差。这种工具应用不充足和协同不够的情形,让数字化工具没法真正简化行政流程,反倒增添了管理繁杂度。

(二)行政人员数字化素养不足

行政人员身为数字化工具的操作主体,其数字化素养直接影响行政管理数字化推进成效。部分企业行政工作者对数字化工具的操作能力有限,只掌握了基础功能,不能熟练使用高级功能优化工作流程。例如,部分行政工作者只能做简单的数据录入和表格制作,无法凭借数据筛选、趋势分析等功能找出行政工作里的问题。

此外,部分行政人员数字化转型意识薄弱,对数字化工具的价值认识不够,习惯用传统工作方法,如部分行政人员认为线上流程审批“没线下签字直观”,还倾向收集纸质票据;还有部分行政人员怕数字化工具会增加工作难度,对学习新工具有抵触情绪,不愿意主动尝试新功能、新法子。这种员工素养欠缺和意识淡薄的情况,让数字化工具没法在行政管理里深入运用,限制了行政效率的提高。

(三)行政数据安全管理存在漏洞

数字化转型背景下,行政管理进程里出现的大量数据,如员工个人信息、企业财务开支数据、行政决策数据等,变成企业关键的信息资产,但部分企业行政数据安全管理有明显漏洞,数据泄露和丢失风险高。例如,部分企业未给行政数据设分级权限,所有行政人员都能查看敏感数据,有数据泄露风险;还有企业未定期备份行政数据,一旦系统有故障或者遭受网络攻击,数据无法恢复,行政管理工作容易中断。

同时,部分企业缺少完备的数据安全管理制度,数据收集、存储、使用等环节操作规范欠缺,比如收集员工信息时未告知员工数据用途和保护措施,违反数据收集合规要求;使用外部行政服务平台时未对平台数据安全资质做严格审核,致使企业数据有被第三方乱用的风险。数据安全管理漏洞不但可能给企业造成经济损失,而且会损害员工信任,影响企业的整体运营。

三、数字化转型背景下企业行政管理效率提高路径

(一)深化行政数字化工具应用与协同

企业要全面整理行政管理流程,依据实际需求挑选适配的数字化工具,推动员工深度使用工具功能,破除“浅层次应用”限制。例如,针对审批流程,开启智能办公平台的流程自定义功能,依照不同审批事项(如报销、采购、请假)设定专属审批节点和流转规则,让员工能在线上完成全部审批流程;针对数据统计,通过工具里的数据可视化功能,把行政流程耗时、资源使用情形等数据转成图表,直接展现行政管理状况,辅助流程优化。

同时,促使不同行政模块数字化工具协同对接,连通“信息孤岛”。企业可搭建统一的行政数字化平台,把办公、考勤、固定资产管理、财务支付等系统连入平台,达成数据即时分享。例如,将人力资源系统里的员工信息同步到考勤系统,自行生成员工考勤数据;把采购系统里的订单信息同步到财务系统,自动进入支付流程,减少手动操作,避免数据误差,提高行政流程整体协同效能。

(二)提升行政人员数字化素养

企业要制订系统的培训计划,分阶段提高行政人员的数字素养,保证行政人员能熟练使用数字化工具开展工作。培训内容可分成基础操作和进阶应用两部分,基础操作培训着重数字化工具核心功能,如办公软件流程审批模块、数据统计工具基础分析功能,通过“理论讲解+实操演练”,行政人员可以知晓工具基本用法;进阶应用培训围绕工具高级功能开展,如数据分析工具趋势预测、流程优化工具节点调整,可结合行政工作真实事例,指导行政工作者运用高级功能处理实际问题。

此外,企业要强化数字化转型意识引导,借助内部宣传、经验分享等办法,促使行政人员了解数字化工具对提高工作效率的价值。例如,定时组织行政人员分享数字化工具使用案例,展现经数字化办法简化流程、削减工作量的实际成效;邀约数字化转型成果突出的企业行政人员举办讲座,传授数字化转型经验,激发行政人员主动学用数字化工具的积极性,从意识方面促使行政管理数字化落实。

(三)完善行政数据安全管理体系

企业要建立行政数据分级分类管理办法,根据数据敏感程度划分不同级别,给不同级别数据设定专属访问权限。例如,把员工身份证号、银行卡信息等敏感数据列为高等级别,只允许少数核心行政人员跟管理人员访问,从权限设置方面防范数据泄漏风险;把办公用品采购清单这类非敏感数据列为低级别,允许所有行政人员查看。

同时,企业要强化数据全流程安全管理,规范数据搜集、存放、运用等环节操作,在数据收集环节,清楚说明数据用途和保护办法,确保合规收集;在数据存储环节,定时给行政数据做备份,用加密存储技术,防止数据丢和改;在数据使用环节,构建数据运用登记制度,记录数据使用人、用处和时间,确保数据可追溯。此外,企业应定期进行数据安全检查,排查系统漏洞与管理隐患,更新安全防护举措,保证行政数据安全。

四、结语

在数字化转型浪潮下,企业行政管理数字化已成为提升行政效率、支撑企业发展的必然趋势。从数字化工具与行政管理的内在关联来看,数字化转型通过优化流程、整合资源、支撑决策,为行政管理效率提升提供了全新路径,但当前企业行政管理在数字化推进过程中,仍面临工具应用不充分、人员素养不足、数据安全有漏洞等现实问题,这些问题制约了数字化价值的充分释放。

针对这些问题,企业需从深化工具应用、提升人员素养、完善数据安全管理三方面发力,推动行政管理数字化从“形式化”走向“实效化”。通过全面应用与协同数字化工具,充分发挥工具的核心功能;通过系统培训与意识引导,提升行政人员的数字化能力;通过分级管理与全流程规范,保障行政数据安全。唯有如此,才能让数字化真正融入行政管理的各个环节,切实提升行政效率,为企业整体运营发展提供更有力的支撑。

未来,随着数字化技术的持续迭代,企业行政管理数字化还将面临新的机遇与挑战,企业需保持对数字化趋势的关注,根据自身发展需求不断调整优化行政管理数字化策略,让行政管理始终与数字化转型同步,持续为企业发展注入行政效能红利。

杨军峰对外经济贸易大学政府管理学院

参考文献:

[1]韩海芸.数字化转型背景下国有企业资金管理效率提升的有效路径[J].电脑校园,2025(20).

[2]林璇.数字化转型背景下国有企业资金管理效率提升的有效路径[J].商业文化,2025(4).

[3]孙玉娥.数字化转型对国有企业成本管理效率提升的影响研究[J].2025.

[4]李志清.数字化转型背景下企业行政管理面临的问题与对策探讨[J].大众文摘,2024(21):0036-0038.

作者简介:杨军峰,男,汉族,1993年生,天津人,对外经济贸易大学政府管理学院在职人员高级课程研修班学员,研究方向:企业行政管理。

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